PERENCANAAN STRATEGI

PERENCANAAN STRATEGI

I. PENDAHULUAN

Pada bagian ini akan diuraikan perencanaan strategi menyangkut tentang kegiatan-kegiatan dalam prosesnya.
 Bagian pertama akan membahas :
a. Sifat perencanaan strategi
b. Teknik analisis dan pembuatan keputusan program baru yang diusulkan
c. Tekni yang bermanfaat dalam menganalisis program yang sedang berjalan

 Bagian terakhir akan menjelaskan langkah-langkah dalam proses perencanaan strategi.

II. SIFAT PERENCANAAN STRATEGI


Perencanaan strategi (pemprograman) adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategis dan menaksir jumlah sumberdaya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka pnajang beberapa tahun yang akan dating.

Hasil dari proses perencanaan strategi berupa dokumen yang dinamakan Strategic plan (program).Informasi tentang program meliputi beberapa tahun yang akan dating (tiga atau lima tahun). Dalam perusahaan yang berorientasi laba, setiap produk utama atau lini produk disebut sebagai program. Sedangkan dalam orrganisasi nirlaba, bentuk utama jasa organisasi yang ditawarkan merupakan suatu program.

5 (lima) tugas manejemen strategik secara umum yang harus dilakukan oleh seorang Manajer, yakni ;
1. Mengembangan suatu konsep usaha dan membentuk visi kemena organisasi akan dijalankan. hal ini akan mendorong manajer untuk untuk mempertimbangkan bisnis apa yang akan dijalankan dan mengembagkan visi yang lebih jelas kemana organisasi akan diarahkan daam jangka waktu 5-10 tahun kedepan.
2. Menjadikan misi manjadi tujuan yang lebih spesifik. Maksudnya pembuatan suatu tujuan adalah menjadikan pernyataan misi dan arah organisasi ke target yang lebih spesifik, suatu  yang menjadi ukuran kemanjuan organisasi. Biasanya ada dua bentuk prestasi yang mnjadi ukuran yakni, Tujuan keuangan dan tujuan strategis. Tujuan keuangan dibutuhkan untuk menyediakan petunjuk yang konsisten untuk mempertahankan posisi perusahaan secara keseluruhan. Tujuan keuangan biasanya difokuskan pada laba, return on investment,dan aliran kas sedangkan Tujuan Strategis lebih banyak langsung berhubungan pada situasi persaingan secara umum.
3. Membuat suatu strategi untuk mencapai kinerja yang ditargetkan. Tujuan merupakan “akhir” dan strategi merupakan alat untuk mencapai “akhir” tersebut, sehingga strategi merupakan alat manajeman untuk mencapai target.
4. Implementasi dan pelaksanaan strategi yang dipilih secara efisien dan efektif. Tugas implementasi strategi terutama diarahkan pada kegiatan administrasi yang berkaitan dengan persoalan internal. Delapan hal mendasar yang dilakukan dalam kegiatan administrasi ini adalah :
 Menciptakan suatu organisasi yang mampu bekerja mencapai strategi dengan baik.
 Mengembangkan anggaran yang mengarahkan sumberdaya untuk kegiatan internal.
 Memotivasi anggota organisasi dengan cara mendorong mereka untuk mencapai target dengan baik, dan jika perlu mengubah tugas dan tanggung jawabnya yang sesuai dengan kemampuanya.
 Menciptakan system penghargaan atas pencapaian hasil yang ditargetkan.
 Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif untuk implementasi strategi.
 Membuat prosedur dan kebijakan pendukung strategi.
 Mengembangan system informasi dan pelaporan untuk melacak kemajuan dan monitoring prestasi.
 Menggunakan kemampuan kepemimpinan yang diperlukan untuk implementasi strategi dan menjaga bagaimana strategi tersebut dilakukan

HUBUNGAN DENGAN PERUMUSAN STRATEGI

Perbedaan antara perencanaan strategi dan perumusan strategi :
 Perumusan strategi merupakan proses memutuskan atas suatu strategi baru, sementara perencanaan strategi adalah proses memutuskan bagaimana mengimplementasikan strategi.
 Dalam proses perumusan strategi, manajemen memutuskan tujuan organisasi dan strategi utama untuk mencapai tujuan tersebut. Proses perencanaan strategi membawa tujuan dan strategi ini dan mencoba mengembangkan program untuk mengimplementasikan strategi tersebut secara efisien dan efektif, sedangkan perencanaan strategi adalah proses berikutnya akan melembaga dan ini akan mengurangi aktifitas yang kreatif.
 Perencanaan strategi merupakan kegiatan yang systematis, dimana adanya proses perencanaan strategi tahunan dengan prosedur dan jadwal yang tersusun rapi. Sementara perumusan strategi merupakan kegiatan yang tidak sistematis, strategi yang dirumuskan diuji kembali untuk merespon kesempatan dan ancaman.

KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN PERENCANAAN STRATEGI

Keuntungan perencanaan strategis adalah :
 Proses perencanaan strategis merupakan kerangka kerja dalam mengembangkan anggaran tahunan.
 Sebagai alat mengembangan manajeman organisasi karena perencanaan strategi merupakan alat pelatihan dan pendidikan manajeman karena memungkinkan manajer dengan proses tersebut berpikir tentang strategi dan penerapannya.
 Sebagai mekanisme untuk memaksa manajer jangka panjang .
 Membantu mengarahkan manajer sesuia denga tujuan jangka panjang perusahaan.
 Membantu berpikir secara eksplisit tentang tindakan jangka pendek yang diperlukan dalam menjalankan strategi jangka panjang.

Kelemahan dari perencanaan strategi adalah:
 Kegiatan perencanaan strategi bias menjadi kegiatan yang bersifat rutin, birokratis, yang mengurangi cara berpikir strategis.
 Organisasi membuat departemen perencanaan strategi yang luas dan mendelegasikan penyusunan rencana strategi kepada staf departemen.
 Perencanaan strategi menhabiskan waktu dan mahal.
Beberapa karakteristik suatu perencanaan strategi formal yang dibutuhkan oleh organisasi antara lain :

 Manajemen puncak dari organisasi tersebut harus yakin bahwa perencanaan strategi penting.
 Perencanaan strategi mempunyai ukuran yang relative luas dan kompleks.
 Kesadaran bahwa masa depan mengandung ketidakpastian, tetapi organisasi  mempunyai fleksibilitas untuk menyesuaikan diri terhadap kondisi yang berubah tersebut.

STRUKTUR DAN ISI PROGRAM

Kebanyakan organisasi industri, program merupakan produk plus penelitian dan pengembangan, aktifitas administrasi dan umum , akuisisi terencana, atau kegiatan penting lainnya yang tidak cocok dimaksukkan ke lini produk yang ada.

Rencana strategi meliputi suatu periode dari lima tahun kedepan. Waktu lima tahun meupakan jangka waktu yang tepat untuk menilai pengaruh keputusan program yang telah dibuat.

HUBUNGAN ORGANISASI

 Proses perencanaan strategi melibatkan manajemen puncak dan manajemen unit usaha atau pusat pertanggungjawaban lainnya, dibantu beberapa staf. Tujuan utamanya adalah meningkatkan komunikasi antara kantor pusat dan eksekutif unit usaha dengan menyediakan jadwal aktifitas yang berurutan.
 Manajer departemen dari unit usaha biasanya tidak dilibatkan dalam proses perencanaan strategi tersebut.
 Pada beberapa perusahaan,rencanaan strategi disiapkan oleh bagian pengawasan.
 Staf kantor pusat yang terlibat dalam proses perencanaan strategi hanya sekedar membantu, sehingga tidak perlu terlibat secara mendalam dan hanya sebagai katalisator.

Gaya manajemen puncak . Perencanaan strategi merupakan suatu proses manajemen dimana untuk untuk menjalankannya sangat tergantung kepada gaya kepemimpinan dari seorang manajer puncak.


III. ANALISIS ATAS USULAN PROGRAM BARU

Bagian penelitaian dan pengembangan dalam suatu perusahaan diharapkan bias menghasilkan program baru untuk produk ataupun cara pemprosesan yang baru, inovasi pemasaran, dan rekayasa produksi untuk peralatan baru dan metode pabrikasi yang baru.

Usulan program bisa disebabkan hal yang bersifat reaktif dan proaktif,  usulan bersifat reaktik muncul karena adanya persaingan dan ancaman untuk produk sejenis dari pesaing. Sedangkan usulan bersifat proaktif muncul karena adannya inisiatif menggunakan kesempatan yang ada untuk membuat suatu produk baru.


ANALISIS INVESTASI MODAL

Teknik analisis investasi modal dimaksud untuk :
 Mendapatkan Net Present Value dari suatu proyek, yakni selisih present value estimasi aliran kas masuk terhadap jumlah investasi yang diinginkan
 Internal rate of return yang menunjukkan hubungan antara aliran masuk dan aliran keluar.

4 (empat) alasan mengapa teknik present value tidak digunakan dalam analisa proposal investasi, yaitu :

1. Peroposal tersebut menarik sehingga perhitungan net present value tidak diperlukan.
2. Estimasi menjadikan proposal tersebut manjadi tidak menentu yang diyakini bukan merupakan usaha yang bermanfaat, sehingga tidak memperoleh kesimpulan yang layak dari data yang tidak layak.
3. Hal rasional untuk suatu proposal adalah bukan dalam rangka untuk meningkatkan laba.
4. Tidak ada alternatif yang layak untuk melaksanakan program baru tersebut.

Beberapa pertimbangan yang bermanfaat untuk implementasi sistem evaluasi pengeluaran modal adalah :
1. Siapkan Peraturan. Mengeluarkan aturan dan prosedur untuk proposal pengeluaran modal yang secara khusus berkaitan dengan persetujuan yang diperlukan untuk proposal dengan pengeluaran yang besar. Untuk pengeluaran kecil bisa saja disetujui hanya oleh manejer produksi
2. Teliti kemungkinan terjadinya manipulasi. Dalam diperlukan keahlian untuk mendeteksi manipulasi tersebut, sehingga proposal tersebut benar-benar layak secara ekonimis.
3. Gunakan modal atau teknik-teknik khusus. Sebagai tambahan untuk dasar modal penyususnan anggaran modal, digunakan teknik khusus seperti :
- Analisis resiko
- Analisis sensitivitas
- Teori permainan
- Model penetapan harga khusus
- Analisis ketidak pastian
- Analisis pohon keputusan
     Sehingga diperlukan pemahaman yang memadai terhadap modal-modal tersebut



ORGANISASI UNTUK ANALISIS

Suatu tim dibentuk untuk mengevaluasi proposal yang penting dan besar dimana prosesnya bisa memakan waktu setahun lebih. Analisis dimulai setelah diterima proposal, proposal yang disetujui dikumpulkan selama tahun tersebut termasuk anggaran modalnya.




IV. ANALISIS PROGRAM YANG SEDANG BERJALAN

Beberapa teknik analisis diuraikan berikut ini :
a. Analisisis rantai nilai (value chain analysis)
Value chain merupakan bentuk yang berkaitan dari nilai penciptaan kegiatan untuk menghasilkan suatu produk.

Kerangka value chain merupakan suatu metode untuk merinci suatu rangkaian dari bahan baku hingga produk akhir yang digunakan oleh langganan manjadi kegiatan strategi yang relevan untuk memahami perilaku biaya dan perbedaan sumberdaya.

Dari perspektif strategi, konsep value chain menyoroti dalam tiga bidang peningkatan laba, yaitu :
 Kaitan dengan pemasok (supplier)
Hendaknya diatur sedemikian rupa sehingga bisa menguntungkan perusahaan maupun pemasok itu sendiri.
 Kaitan dengan pelanggan
Banyak contoh dimana kaitan antara perusahaan dan langganannya dibentuk agar saling menguntungkan .
 Keterkaitan proses dalam value chain dari suatu perusahaan
Analisis value chain secara eksplisit mengakui kenyataan bahwa kegiatan individu dalam suatu perusahaan tidaklah berdiri sendiri tetapi saling bergantung.

b. Activiti based costing
Biaya konversi disini adalah biaya tenaga kerja dan overhead pabrik yang mengubah bentuk bahan baku menjadi bahn jadi, sebagai tambahan biaya konversi untuk system ini adalah biaya litbang, umum, administrasi, dan pemasaran. Jika dibandingkan dengan system tradisonal biaya overhead yang dialokasikan ke produk atas dasar jam tenaga kerja langsung ataupun jam kerja mesin, mak sistem yang baru ini menggunakan dasar alokasi berganda. Sehingga system biaya ini disebut activity based cost system. Gambar 8.1 menunjukan perbedaan antara sistem biaya tradisional dan system biaya berdasarkan aktivitas.
   
c. Kegunaan informasi ABC
ABC merupakan alat perencanaan strategi, bukan suatu system akuntansi. Jika digunakan sebagai bagian dari proses perencanaan strategi,ABC akan menyediakan informasi yang bermanfaat. Misalnya :
- ABC akan menunjukkan produk yang kompleks dengan bagian terpisah mempunyai biaya desain dan produk yang lebih tinggi dari pada produk yang lebih sederhana;
- Produk tersebut dengan volume yang rendah mempunyai biaya per unit yang lebih tinggi dari pada volume produksi yang besar;
- Produk yang membutuhkan lebih banyak rekayasa akan mempunyai biaya per unit yang lebih tinggi dari biaya produk lain; dan
- Produk dengan daur hidup yang lebih tinggi akan mempunyai biaya per unit yang lebih tinggi dari yang lain.  
         


A. SISTEM BIAYA TRADISONAL






















B. SISTEM BIAYA AKTIVITAS




















Sumber : Antthony dan Govindarajan, Managemen Control system, 8th Ed.,(chichago:Irwin, 1995) hal.333





d. ANALISIS PUSAT BIAYA KEBIJAKAN

Unit jasa dan pendukung dalam suatu pabrik, bagian pemasaran, litbang, administrasi merupakan factor-faktor yang harus di analisis karena bagian ini merupakan pusat biaya kebijakan . sesuai definisi tidak ada cara yang tepat untuk mengetahui tingkat optimum dari suatu pusat biaya kebiajakan. Oleh karena itu pada proses perencanaan strategi, dan juga dalam proses penyusunan anggaran, hal yang pokok adalah membawa tingkat biaya yang terjadi pada pusat biaya kebijakan saat ini dianggap sebagai titik awal, dengan melakukan sedikit perubahan sebagai antisipikasi perubahan inflasi dan perubahan lainya dimasa mendatang  

V. PROSES PERENCANAAN STRATEGI

Proses perencanaan strategi biasanya dimulai pada awal tahun pembukuan. Proses tersebut meliputi kegiatan berikut:

1. Menelaah dan Membperbarui Rencana Strategi Tahun Lalu
Kegiatan ini dilakukan dengan melihat keputusan apa saja yang telah dilakukan dan kemungkinan keputusan tersebut merubah rencana strategis. Misalnya manajemen membuat keputusan dimana perlu, tidak berkaitan dengan jadwal waktu.
Langkah pertama dari proses perencanaan strategi tahunan, adalah me-review dan memperbarui rencana strategi yang disetujui tahun lalu.

2. Memutuskan Berdasarkan Asumsi-asumsi dan Pedoman  
Rencana strategi yang diperbarui melibatkan banyak asumsi termasuk asumsi dari luar meliputi :
a. Pertumbuhan produk domestic bruto
b. Perubahan iklim
c. Tingkat imflasi
d. Upah buruh
e. Harga komoditi penting dari bahan baku
f. Tingkat bunga
g. Harga jual
h. Kondisi pasar
i. Tindakan pesaing
j. Peraturan pemerintah pada masing-masing Negara dimana perusahaan tersebut beroperasi

3. Langkah Pertama dari Rencana Strategi
Berdasarkan asumsi, tujuan dan pedoman, unit usaha dan unit lainnya menyiapkan langkah yang harus diambil termasuk rencana operasi yang berbeda dari yang sekarang, misalnya Perubahan taktik manajemen.

Rencana Strategi yang lengkap biasanya terdiri dari :
- Laporan pendapatan
- Piutang; dan
- Unsure-unsur neraca lainnya
- Informasi jumlah penjualan dan produksi
- Pengeluaran biaya akuisisi pabrik dan modal lainnya
- Unsure cash flow
- Keterangan



4. Analisis
Analisis ini dilakukan baik oleh staf perencanaan maupun bagaimana, produksi, dan fungsi lainnya pada kantor pusat  
     
5. Langkah Kedua dari Rencana Strategi
Analisa dari langkah pertama hanya membawa ke revisi terhadap rencana unit usaha tertentu, tetapi juga membawa perubahan dalam hal asumsi dan pedoman yang mepengaruhi seluruh unit usaha. Misalnya biaya yang dikeluarkan melebihi batas toleransi, maka harus ada permintaan untuk menunda pengeluaran tersebut oleh organisasi. Keputusan ini membawa revisi rencana.

6. Review Akhir dan Persetujuan
Rencana yang telah direvisi didiskusikan pada rapat manajer puncak. Persetujuan akhir dilakukan oleh pimpinan puncak (chief executive officer). Persetujuan hendaknya lebih awal dari dimulainya proses penyususnan anggaran karena rencana strategi merupakan input yang penting untuk tahap proses penyusunan anggaran.


VI. RANGKUMAN

 Perencanaan Strategi adalah proses memutuskan program apa yang dilakukan oleh organisasi dan menaksir jumlah sumberdaya yang akan dialokasikan pada masing-masing program untuk beberapa tahun yang akan dating.

 Hasil akhir dari sebuah perencanaan strategi berupa dokumen yang dinamakan rencan strategi (strategic plan) atau sering disebut program.